Factures de téléphone ou d’électricité, fiches de paie, actes authentiques notariés, … Vous conservez sans doute tout ou partie de ces papiers. Au cas où. Les archiver convenablement demande méthode et organisation. C’est à ce prix que vous pourrez augmenter la durée de conservation des documents qui pourraient s’avérer très utiles à l’avenir.
Quelles sont les meilleures conditions pour archiver des documents administratifs ? Nous vous livrons quelques astuces.
Préparez vos documents avant de les archiver
Avant même d’envisager de ranger vos papiers officiels à conserver, il est préférable de les préparer pour assurer leur longévité.
Retirez tout ce qui est métallique et en contact avec le papier (agrafes, trombones, …). C’est le meilleur moyen d’éviter l’oxydation du métal qui pourrait salir vos documents.
De même, ôtez les élastiques ou les ficelles. A terme, ils risqueraient de couper vos papiers.
Conservez vos documents dans des boîtes
Une des clés d’un bon archivage de papiers importants, c’est l’utilisation de boîtes adaptées.
Elles doivent être de taille suffisante pour contenir vos papiers sans les plier. Privilégiez les matériaux ayant un impact aussi neutre que possible sur vos documents : carton ou polypropylène. Les matières plastiques présentent l’avantage d’apporter l’étanchéité à vos papiers.
A l’intérieur de ces boîtes, il est inutile voire même déconseillé d’utiliser des pochettes plastiques. Elles pourraient accélérer l’altération et par conséquent réduire la durée de conservation de vos documents administratifs précieux.
Idéalement, choisissez un seul modèle et une seule taille de boîte d’archives. Vous pourrez plus facilement les empiler ensuite. Pensez aussi à la manutention : il vaudrait mieux que vos boîtes disposent de poignées.
Placez vos documents à conserver dans une pièce adaptée
Maintenant que vos documents sont sains et rangés dans des boîtes, reste à choisir le bon endroit pour stocker les dites boîtes.
Vous devez veiller à ce que la pièce de stockage respecte ces critères essentiels :
- pas de variation importante de température : ni trop chaude, ni trop froide, la pièce devrait avoir une température comprise entre 17°C et 22°C. Exit donc le stockage en container métallique, ou dans un hangar.
- un taux d’humidité adapté : ni trop faible (cela rendrait le papier friable) ni trop élevé (ce qui favoriserait l’apparition de moisissures). Pour cette raison, une pièce bien ventilée est indispensable.
- l’absence de nuisibles : stockez vos papiers importants dans un environnement propre, régulièrement traité contre les nuisibles, et exempt de nourriture (qui attirerait les rongeurs).
- pas d’exposition à la lumière du soleil : plus ils seront exposés à la lumière directe du soleil, plus la durée de conservation de vos documents papier sera réduite.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article sur la conservation des documents bien détaillé.
Pour une bonne durée de conservation des documents, protégez-les
On a vu précédemment comment bien préparer vos documents pour les archiver. Puis dans quelle boîte les stocker. Puis où placer ces boîtes.
Mais ce n’est pas suffisant. Il est essentiel aussi de protéger vos papiers contre d’autres type d’agressions :
- le vol : alarme et vidéo surveillance 24/7 vous y aideront
- l’incendie : un système de détection automatique réduira ce risque
- l’inondation : les boîtes ainsi qu’un stockage éloigné de canalisations d’eau seront vos alliés
La bonne nouvelle ?
Votre centre de self-stockage répond à tous ces critères indispensables à un archivage sécurisé de vos documents. Homebox, c’est le lieu idéal pour entreposer vos papiers à conserver. Et aussi pour libérer de la place chez vous ou au bureau.
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